Khách báo thiếu hàng: 3 bước kiểm tra đơn và đối soát video đóng hàng

THIẾU HÀNG TRONG ĐƠN CÓ THỂ PHÁT SINH TỪ ĐÂU? 

Một đơn hàng bị khách phản ánh thiếu sản phẩm không nhất thiết đồng nghĩa với lỗi ở khâu đóng gói. Chênh lệch có thể phát sinh từ lúc lên đơn, xuất kho, soạn hàng hoặc đóng gói.

Vì vậy, trước khi kết luận, shop cần kiểm tra lại các thông tin liên quan để xác định chính xác vấn đề.

Những thông tin shop cần kiểm tra 

• Mã đơn hàng, mã vận đơn
• Sản phẩm/SKU bị thiếu
• Số lượng sản phẩm trên đơn
• Packing slip
• Dữ liệu xuất kho

Các dữ liệu này giúp shop xác định đúng đơn, đúng sản phẩm và đúng số lượng trước khi kiểm tra quá trình đóng gói thực tế. 

Vì sao có video nhưng vẫn khó đối soát?

Video đóng hàng là bằng chứng quan trọng khi shop xử lý khiếu nại. Nhưng khi số lượng đơn tăng, việc tìm lại video của một đơn cụ thể sẽ khó khăn nếu các file được lưu rời rạc, không liên kết với đơn hàng.

Vì vậy, việc quản lý video theo từng đơn giúp shop truy xuất đúng bằng chứng nhanh hơn, từ đó tiết kiệm thời gian đối soát.

3 BƯỚC XỬ LÝ KHI KHÁCH BÁO THIẾU HÀNG 

Thay vì tìm kiếm thông tin một cách riêng lẻ, shop có thể xử lý khiếu nại theo 3 bước sau

Bước 1: Xác định đúng đơn

Trước tiên, shop cần xác định chính xác đơn hàng mà khách đang phản ánh thông qua mã đơn, mã vận đơn và sản phẩm/SKU bị thiếu.

Tiếp đó, đối chiếu số lượng trên đơn với packing slip và dữ liệu xuất kho để xác định sản phẩm cần được kiểm tra và số lượng tương ứng. Bước này giúp shop tránh kiểm tra nhầm đơn hoặc nhầm sản phẩm, đồng thời xác định chính xác thông tin cần đối chiếu ở các bước tiếp theo. 

Bước 2: Tìm đúng video

Sau khi xác định đơn hàng, shop cần truy xuất video đóng hàng tương ứng.

Đây có thể là bước mất nhiều thời gian nếu video được lưu trên nhiều thiết bị, thư mục hoặc không được gắn với thông tin đơn hàng. Nhân viên phải tìm thủ công giữa nhiều file để xác định video cần thiết.

Nhưng với Ecombox, shop có thể nhanh chóng tìm được đúng video bằng cách nhập mã đơn và tìm kiếm đúng video trên Ecombox Tracking. Nhờ đó, thay vì mất thời gian lục tìm file, bạn có thể chuyển nhanh sang bước kiểm tra bằng chứng.

Bước 3: Đối chiếu video

Khi đã có video, shop kiểm tra quá trình đóng gói để xác nhận sản phẩm và số lượng thực tế được đưa vào đơn.

Kết quả từ video được đối chiếu với thông tin đơn hàng và dữ liệu liên quan. Từ đó, shop có thể xác định tình trạng đơn và có cơ sở để phản hồi khách hàng hoặc làm việc với sàn.

Kết Luận

Khi khách báo thiếu hàng, shop cần kiểm tra dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa vào phản ánh. Quy trình có thể thực hiện qua 3 bước: xác định đúng đơn, tìm đúng video và đối chiếu video. Trong đó, khả năng truy xuất video theo mã đơn giúp shop giảm thời gian tìm kiếm và chủ động hơn khi xử lý khiếu nại.

Đừng để việc truy xuất video làm chậm quá trình xử lý khiếu nại. Đăng ký Ecombox Tracking ngay để được tư vấn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.